Verzuimbeleid

Wat houdt verzuimbeleid precies in?

Met verzuimbeleid bedoelen we alle afspraken, regels en werkwijzen binnen uw organisatie over hoe u omgaat met ziekteverzuim. In het beleid is vastgelegd wat u van uw medewerkers mag verwachten bij ziekte of afwezigheid en welke ondersteuning zij van u krijgen.

Zo wordt bijvoorbeeld beschreven hoe een ziekmelding verloopt, welke vervolgstappen daarna worden gezet en welke rol de leidinggevende of arbodienst in dit proces speelt.
Een goed verzuimbeleid verwijst daarnaast naar wettelijke kaders, zoals het Arbeidsomstandighedenbesluit en de Wet verbetering poortwachter. Deze wetten bepalen welke verplichtingen u als werkgever heeft op het gebied van arbeidsomstandigheden, ziekteverzuimpreventie en re-integratie.

Door uw beleid hierop af te stemmen, voldoet u niet alleen aan de wet, maar voorkomt u ook mogelijke sancties van instanties zoals het UWV of de Inspectie SZW. Omdat geen enkel bedrijf hetzelfde is, moet het beleid altijd worden afgestemd op de sector en de omvang van uw organisatie.

De belangrijkste onderdelen van een verzuimbeleid

Een volledig verzuimbeleid bestaat uit meerdere onderdelen die samen zorgen voor helderheid en structuur. De belangrijkste onderdelen zijn:

• Het verzuimprotocol: dit document is gericht op werkgevers en werknemers. Hierin staat geformuleerd hoe ziekmeldingen verlopen, welke persoon binnen het bedrijf deze registreert en welke vervolgstappen er zijn.
• Preventieve maatregelen: afspraken om verzuim te voorkomen, zoals een gezonde werkomgeving, een RI&E (risico-inventarisatie en -evaluatie) en periodieke medische onderzoeken.
• Begeleiding en re-integratie: de wijze waarop leidinggevenden, casemanagers en de bedrijfsarts de werknemer begeleiden met een gezonde terugkeer naar de werkvloer.
• Wettelijke verplichtingen: samenwerking met een arbodienst of bedrijfsarts, naleving van de Arbowet en instemming van de ondernemingsraad bij wijzigingen in het verzuimbeleid.
• Verzuimanalyse en rapportage: het regelmatig bijhouden van cijfers en analyses, zodat u tijdig kunt bijsturen en beter zicht hebt op terugkerende patronen.

Door deze onderdelen goed vast te leggen voorkomt u misverstanden en geeft u uw medewerkers helderheid over hun rechten en plichten.

Stappen voor een effectief verzuimbeleid

Een verzuimbeleid opstellen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Om u op weg te helpen met het opstellen van een goede basis, hebben wij een stappenplan opgesteld:

1. Analyseer de huidige situatie
   Breng uw verzuimcijfers in kaart. Hoe vaak melden medewerkers zich ziek, hoelang duren de periodes en wat is het totale percentage? Let ook op patronen, zoals veel uitval in een bepaalde afdeling. Plan bijvoorbeeld elk kwartaal een kort overleg met leidinggevenden om opvallende trends te bespreken.
   
2. Stel duidelijke doelen
   Bepaal wat u wilt bereiken. Wilt u het verzuimpercentage verlagen of juist meer aandacht voor vitaliteit? Stel haalbare en meetbare doelen, zoals “het verzuim binnen twee jaar terugbrengen van 6% naar 4%.” Schrijf deze doelen op en bespreek ze jaarlijks in het MT.
   
3. Maak afspraken en acties concreet
   Leg vast welke maatregelen u neemt, bijvoorbeeld het verbeteren van de werkplekinrichting of het aanbieden van vitaliteitsprogramma’s. Maak ook afspraken over communicatie, zoals het moment waarop een leidinggevende contact opneemt bij een ziekmelding.
   
4. Betrek medewerkersvertegenwoordiging
   Overleg met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging om draagvlak te creëren. Het beleid is bovendien pas officieel van kracht als zij ermee instemmen. Plan daarom elk kwartaal een evaluatiegesprek om het beleid en de praktijk naast elkaar te leggen.
   
5. Communiceer helder
   Zorg dat alle medewerkers weten wat er in het verzuimbeleid staat. Leg het uit in een handboek, tijdens een overleg of via het intranet, zodat iedereen de regels en verwachtingen kent.
   
6. Evalueer en actualiseer
   Controleer regelmatig of het beleid nog aansluit bij de praktijk en stuur waar nodig bij. Nieuwe risico’s, zoals werkdruk of stress, vragen soms om aanpassingen. Plan bijvoorbeeld een jaarlijkse evaluatie met de OR en gebruik actuele verzuimcijfers als leidraad.
   

Een goed verzuimbeleid is maatwerk. Het moet realistisch zijn, passen bij uw organisatie en de betrokkenheid van alle partijen waarborgen.

Preventief verzuimbeleid: voorkomen is beter dan genezen

Bij verzuimbeleid denken veel werkgevers vooral aan de begeleiding van medewerkers die al ziek zijn. Minstens zo belangrijk is het voorkomen dat mensen überhaupt uitvallen. Een preventief verzuimbeleid richt zich daarom op maatregelen die ziekteverzuim verminderen voordat het ontstaat.

Voorbeelden van zulke maatregelen zijn:

Zo’n preventieve aanpak verlaagt niet alleen het ziekteverzuim, maar zorgt ook voor meer werkplezier en hogere productiviteit. Bovendien bent u als werkgever wettelijk verplicht om gezondheids- en veiligheidsrisico’s op de werkvloer vast te leggen via een RI&E (risico-inventarisatie en -evaluatie) en om periodieke medische onderzoeken mogelijk te maken.

Het verzuimprotocol: heldere regels bij ziekte

Een belangrijk onderdeel van uw beleid is het verzuimprotocol. Dit document bevat alle afspraken rondom ziekmelding en opvolging. Denk aan vragen als:

• Hoe en bij wie meldt een medewerker zich ziek?
• Welke informatie moet worden doorgegeven?
• Wat mag een werkgever wel of niet vragen?
• Hoe verloopt het vervolgcontact en wanneer komt de bedrijfsarts in beeld?

Een goed protocol zorgt voor transparantie en geeft houvast aan zowel de medewerker als de werkgever. Het is bovendien de basis voor verdere begeleiding en re-integratie van de werknemer naar de werkvloer.

Rol van leidinggevenden en casemanagers in verzuim

Bij een ziekmelding is de leidinggevende doorgaans het eerste aanspreekpunt. Door direct en persoonlijk contact te houden, voelt de medewerker zich gezien en gesteund.

Daarnaast kan een casemanager worden ingezet. Deze bewaakt het proces, onderhoudt het contact met alle betrokkenen en ziet erop toe dat de wettelijke verplichtingen worden nageleefd.

Goede communicatie en empathie zijn hierbij onmisbaar. Training en ondersteuning van leidinggevenden kan veel verschil maken in het voorkomen en verkorten van verzuim.

Registratie en analyse van verzuimcijfers

Zonder betrouwbare registratie is effectief verzuimbeleid niet mogelijk. Het is daarom belangrijk om verzuimcijfers zorgvuldig bij te houden en regelmatig te analyseren.

Belangrijke gegevens zijn onder andere:

• Het verzuimpercentage
• De duur van het verzuim
• De frequentie van ziekmeldingen
• Mogelijke oorzaken van het verzuim

Met deze informatie kunt u trends signaleren en daarop inspelen. Regelmatige rapportages helpen om het beleid te evalueren en waar nodig aan te passen. Vergeet niet dat privacy en vertrouwelijkheid hierbij altijd gewaarborgd moeten zijn.

Re-integratie bij langdurig verzuim

Wanneer een medewerker langdurig ziek is, komt re-integratie in beeld. Dit proces moet tijdig en gestructureerd verlopen, met duidelijke afspraken en verantwoordelijkheden.

Belangrijke stappen zijn onder meer het opstellen van een re-integratieplan en het volgen van de regels uit de Wet verbetering poortwachter. Zowel werkgever als werknemer hebben hierin verplichtingen. De arbodienst en bedrijfsarts geven advies over de belastbaarheid van de medewerker en ondersteunen bij een passend traject terug naar werk.

Een goed uitgevoerde re-integratie verkort de periode van uitval en vergroot de kans dat de medewerker blijvend terugkeert op de werkvloer.

Verzuimverzekering als onderdeel van uw beleid

Een verzuimverzekering is een belangrijk vangnet binnen uw verzuimbeleid. Deze verzekering dekt de kosten van loondoorbetaling bij ziekte en biedt vaak ook ondersteuning bij re-integratie en preventie.

Zeker voor kleine en middelgrote bedrijven kan dit het verschil zijn tussen een haalbare uitgave en een serieuze aanslag op de financiële gezondheid.

Omdat de voorwaarden en premies per verzekeraar verschillen, is het verstandig om goed advies in te winnen en verzekeringen met elkaar te vergelijken.

Hoe wij u helpen met verzuimbeleid en verzuimverzekering

Bij verzuimverzekeringvooruwbedrijf helpen wij u graag om beter zicht te krijgen op verzuim. Wij adviseren u over passende verzekeringen, vergelijken de mogelijkheden en zorgen dat u eenvoudig een verzekering kunt afsluiten die bij uw situatie past.

Met de juiste combinatie van een helder verzuimbeleid en een goede verzuimverzekering beschermt u uw bedrijf tegen onverwachte kosten én zorgt u voor de juiste begeleiding van uw medewerkers.